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45 minutes pour résoudre un problème et y réfléchir ensemble : la méthode pas-à-pas

eventLe 15 octobre 2020

Par Maxime Woerly, Co-fondateur & UX Strategist

Marre des réunions à rallonge sans réelle prise de décision ? Besoin de cadrer plus efficacement vos prochains challenges pour mieux les relever en équipe ? À l’agence, on utilise pour ça une méthode structurée, simple et rudement efficace.

Être entrepreneurs ou décideurs, c’est aussi devoir travailler à plusieurs et faire face à de nombreux défis. Vous avez envie de partager votre vision avec vos collaborateurs, d’interagir avec eux pour atteindre un objectif commun… mais quand les échanges stimulants deviennent juste barbants, improductifs (et longs trèèès longs), comment s’organiser pour ne pas perdre inutilement du temps en réunion et provoquer la prise de décision ?

Une approche structurée qui génère des idées

Dernièrement à l’agence, il a fallu que l’on s’organise vite et bien pour faire évoluer notre environnement de travail. Nous avions besoin de définir un cadre permettant à l’équipe de mixer télétravail et présentiel avec une organisation en bureaux dits “flexibles”. De gros travaux en perspective ! D’autant plus, qu’avant le confinement, nous n’avions jamais mis les pieds dans le merveilleux monde du télétravail.

Notre dernier atelier de prise de décision portait sur le télétravail.

Pour aller au bout de ce projet, nous avons organisé un atelier de prise de décision rapide inspirée de la méthode du Lightning Decision Jam (LDJ) créée par l’agence berlinoise AJ&Smart. L’objectif ? Identifier les problèmes à régler, faire émerger un maximum de solutions et dérouler un plan d’action efficace à court terme. Tout ça grâce à l’intelligence collective.

Nous avions déjà eu l’occasion de tester l’efficacité de cet atelier sur des problématiques très différentes (comme quoi, ça fonctionne pour tout type de problème) avec nos clients, mais aussi pour nous-mêmes. Avec cette approche, nous avons pu par exemple :

  1. Améliorer la collaboration entre nos différents services ;
  2. Mettre en place un programme RSE ;
  3. Faire évoluer des process internes ;
  4. Communiquer sur un nouveau produit/service.

En remplaçant les brainstormings et les discussions ouvertes par un process structuré, nous trouvons des idées innovantes et prenons des décisions plus efficaces tous ensemble.

8 étapes pour résoudre un problème

Mêlant à la fois Design Thinking, méthode agile et Design Sprint, un atelier de prise de décision en équipe dure en moyenne 45 minutes (selon le nombre de participants). Il vous faudra prévoir au préalable :

  • Des post-it (on en colle un peu partout chez Adeliom)
  • Des gommettes
  • Des marqueurs
  • Un timer
  • Un modérateur pour animer l’atelier

En remote, vous pouvez partager avec les participants un tableau blanc virtuel du type Miro ou Mural. Ça fonctionne très bien ! On s’en sert même chez nous en présentiel comme à distance pour conserver une trace de nos échanges.

L’atelier peut s’organiser en présentiel ou en remote avec un outil comme Miro.

Étape 1 : commencer par le positif (5 min)

Installez-vous avec votre équipe autour d’une table et demandez-vous : “Qu’est-ce qui vous motive à travailler sur ce sujet ?”. Chacun réfléchit de façon individuelle à sa propre motivation et retranscrit ses idées sur les post-it mis à disposition (une idée par post-it), avant de les coller sur un tableau blanc. Si vous souhaitez reprendre à la lettre la méthode LDJ, un voilier devra être dessiné sur ce tableau pour y coller les post-it au niveau de la voile.

Ensuite, chaque participant prend la parole pour expliquer rapidement ses post-it. Une étape essentielle pour débuter l’atelier sur une note positive et mettre le projet en perspective !

Larguer les amarres en équipe et voguez vers votre prochain projet.

Étape 2 : identifier les freins (5 min)

Même logique en attaquant cette fois-ci les aspects négatifs. Chacun est invité à écrire sur ses post-it les challenges, problèmes, inquiétudes, points d’amélioration qu’il identifie avant de les coller “sous l’eau” sur le tableau blanc. Un temps de partage est ensuite à prévoir pour comprendre le positionnement de chacun.

Notre expérience nous prouve que les problèmes les plus importants sont ceux qui ressortent tout de suite.

Étape 3 : prioriser les freins à résoudre (3 min)

À l’aide des gommettes, les participants votent pour les problèmes à résoudre en priorité. Il est possible de voter pour son propre post-it et de mettre plusieurs gommettes sur un même post-it. L’essentiel étant d’utiliser 3 gommettes par personne et de NE PAS débattre sur les choix de chacun.

N’oubliez pas : l’objectif ici est d’éviter toute discussion inutile 🙏

Étape 4 : reformuler les freins en challenge (3 min)

Après avoir fait le point sur les freins ayant recueilli le plus de votes, chaque membre de l’atelier reformule les problématiques sous forme de challenge en utilisant la tournure de phrase “Comment pourrait-on… ?”.

Par exemple, pour le sujet du télétravail, la “peur de l’isolement” pourrait devenir “comment pourrait-on créer plus de lien entre nos collaborateurs ?”. Cette reformulation permet de faciliter la résolution des problèmes tout en ouvrant déjà une porte sur les solutions.

Étape 5 : trouver des pistes de solution (5 min)

Maintenant que les challenges sont posés, chaque participant écrit sur ses post-it des idées pour relever ces défis (une idée par post-it), sans se limiter et toujours en silence. La quantité prime ici sur la qualité. Un tri sera effectué par la suite.

Les gommettes servent de repères visuels pour interagir plus rapidement.

Étape 6 : identifier les meilleures solutions (4 min)

C’est parti pour une nouvelle session de votes ! Cette fois-ci, le modérateur donne à chaque membre de l’équipe 6 gommettes. On utilise la même logique que précédemment : possible de voter pour ses propres post-it, de mettre plusieurs gommettes sur un même post-it, toujours sans débat.

Étape 7 : prioriser les solutions (10 min)

À ce stade, il est nécessaire de prendre un peu plus de temps pour considérer l’effort demandé pour exécuter chaque “top” solution et l’impact que cela pourrait avoir sur votre problématique de base. De cette manière, vous pourrez décider quelles sont les solutions à mettre en place dans l’immédiat et quelles sont celles qui nécessitent un investissement temps plus important.

Pour cela, nous utilisons une matrice impact/effort. L’équipe décide ensemble où positionner chaque post-it “solutions” sur la matrice :

Un must-have pour mieux s’organiser et gagner en performance.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour savoir quelles solutions peuvent avoir un fort impact avec un minimum d’effort. Ce sont ces tâches qu’il faudra réaliser en priorité (avant d’entamer les autres, on ne les oublie pas pour autant).

Étape 8 : définir un plan d’action (10 min)

Après la théorique, place à la pratique ! Tous ensemble, vous discutez des prochaines étapes à planifier pour concrétiser les solutions présentant un fort impact pour un minimum d’effort. Dans l’idéal, vous devriez être capable d’actionner des solutions dans les 1-2 semaines à venir. De quoi faire rapidement bouger les lignes 💪

Objectif : planifier les prochaines étapes et répartir chaque tâche.

Pour conclure

Cette méthode peut vous sembler “rigide” de prime abord. On vous comprend, on a eu le même a priori avant d’animer notre premier atelier ! Mais nos doutes se sont vite envolés face à tous ses bénéfices. Gain de temps et d’énergie, parole donnée à tous (même aux plus introvertis de l’équipe), sentiment d’appartenance, émergence de (très bonnes) idées et surtout, DU CONCRET, DU CONCRET, DU CONCRET. Avec au final, la réalisation d’un vrai plan d’action pertinent. De quoi agir très vite pour résoudre n’importe quel problème !

Vous souhaitez mettre en place un atelier de prise de décision rapide dans votre entreprise ? Nous espérons que ce guide pas-à-pas vous aidera à démarrer votre premier workshop. En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter. Nous intervenons aussi chez nos clients pour mettre en place cette méthodologie 🤓

 

 

 

 

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