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Animer des ateliers UX à distance, aussi efficace qu’en réel ?

eventLe 11 mai 2020

Par Claire Tourdot, UX Writer

Avec des équipes partagées entre Strasbourg et Marseille, les projets de conception en remote font partie intégrante de nos procédés chez Adeliom. Alors quand il a été question d’être en télétravail forcé, nous étions plutôt bien préparés. Il n’empêche qu’animer des ateliers UX à distance reste un challenge.

Et pourtant, cette période “au ralenti” ne serait-elle pas idéale pour mieux connaître vos utilisateurs et leur proposer des solutions adaptées ? Conception de personas, tests utilisateurs, atelier d’idéation ou focus group… voici nos recommandations testées et approuvées à garder sous le coude.

Un format plus pratique qu’on ne le pense

Quand on parle de faire un atelier, une réunion ou un brainstorming en visio, on a souvent l’impression de perdre au change (moins de spontanéité, de contact humain, de fluidité). Pourtant, le tableau n’est pas tout noir. L’organisation d’ateliers UX à distance peut se révéler avantageuse :

  1. Réduction des coûts liés au déplacement des intervenants et des participants. Pas besoin de louer de salle ou de prévoir un billet de train pour un collaborateur éloigné, chacun effectue l’atelier depuis chez soi, avec son propre matériel ;
  2. Réduction de la logistique. Pas de petit-déjeuner ou de collation à prévoir, exit les post-it et les feutres de couleur… tout se fait de façon dématérialisée. Un ordinateur, une connexion Internet et une bonne tasse de café homemade suffisent ;
  3. Récolte de données qualitatives et pertinentes, surtout lorsqu’il est question d’animer des tests utilisateurs. L’usager est dans son environnement privé et utilise son propre device. De quoi recueillir des données hyper qualifiées ;
  4. Recrutement d’un panel plus large. Avec le remote, on oublie les distances géographiques. Il est possible d’inviter des participants situés à Berck-sur-Mer tandis qu’on se trouve à Toulouse ou inversement. Sky is the limit !

4 bonnes pratiques à appliquer

Par visio ou en physique, l’objectif d’un atelier UX reste le même : améliorer l’expérience des utilisateurs en concevant des solutions utiles et pertinentes, des solutions qu’ils aimeront utiliser. Attention toutefois à ne pas copier-coller la façon de procéder. L’animation d’ateliers UX à distance demande en effet quelques ajustements.

Bien communiquer en amont

Nous vous conseillons de préparer un brief précis de l’atelier en question, de son déroulé, des problématiques et objectifs à atteindre. Transmis aux participants, cette feuille de route permettra d’aborder la session sans zones d’ombre et de mettre tout le monde à l’aise. Chacun sait pourquoi il est là.

Conserver un côté humain

Ce n’est pas parce qu’on est derrière un écran que l’on doit oublier son savoir-vivre. Pour faire connaissance avec les personnes invitées en atelier, chacun peut commencer par se présenter (comme on le ferait “en vrai”) en activant sa caméra. Il sera toujours possible de la désactiver par la suite si la connexion Internet rame un peu.

Des timides dans l’assistance ? Un petit icebreaker fera l’affaire pour “briser la glace” et détendre l’atmosphère. Chacun leur tour, les participants peuvent, par exemple, présenter un objet présent sur leur bureau qui les représente eux et/ou leur activité professionnelle. Cela peut être tout et n’importe quoi ! En quelques minutes, les échanges deviennent tout de suite plus chaleureux.

Adapter les règles

Prise en main des outils, connexion à la visio, lenteur de réseau… effectuer un atelier à distance demande généralement plus de temps qu’en réel. Ce n’est pas un problème, l’essentiel est de bien anticiper tous ces paramètres en ajustant le temps imparti. Une astuce consiste aussi à ne pas convier trop d’intervenants. Avec un nombre restreint de participants et une plage horaire plus longue, vous assurerez le bon déroulement de votre workshop.

“ Même en visioconférence, il est essentiel de prévoir des temps de pauses. Ce n’est pas parce qu’on est à distance que le cerveau ne surchauffe pas.” Gaëlle Fontaine, consultante UX

Faire un débriefing

Cette pratique vaut pour tout type de rencontres professionnelles, mais elle se révèle d’autant plus juste lorsque les intéressés se trouvent à distance. Après l’atelier, l’animateur se chargera d’effectuer un compte-rendu, de façon à conserver une trace écrite de ce qu’il s’est dit. On évite ainsi les incompréhensions, tout en prenant de la distance avec les enseignements récoltés. Simple, mais efficace !

Quelques outils sur lesquels compter

Bien sûr, certains ateliers UX sont plus facilement transposables que d’autres. Pour faciliter leur mise en place, on peut compter sur des solutions en ligne et des outils améliorant notre productivité en remote. Parmi ceux que nous avons repérés à l’agence ou qui nous ont été conseillés par des experts, on vous conseille :

  1. Miro, Mural et Klaxoon

    Pour des ateliers de co-conception (création de personas, UX mapping, architecture de l’information, brainstorming…) avec tableau blanc virtuel, post-it et tout le tralala.

  2. Lookback, Loom, Maze, Testapic et UserTesting

    Pour effectuer des tests utilisateurs à distance et en autonomie, notamment sur maquette.

  3. Hotjar, Google Analytics, TypeForm, Mentimeter 

    Pour poursuivre son étude utilisateurs, comprendre le comportement de ses cibles et effectuer des enquêtes sous forme de questionnaire (avec TypeForm ou Mentimeter).

  4. Dovetail

    Pour synthétiser et visualiser toutes les datas des ateliers menés.

  5. Figma et Sketch

    Pour créer des interfaces digitales de façon collaborative et en temps réel ou partager rapidement des maquettes/prototypes.

Vous souhaitez poursuivre la discussion ? Profitez de cette période de télétravail pour aborder votre projet sous l’angle de l’UX et organiser un atelier de co-conception ! Nos consultants seront heureux de vous accompagner. Contactez-les sans plus attendre.

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