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Doux rêve pour de nombreux salariés, le télétravail à temps plein s’est imposé à nous par la force des choses face à la pandémie du Covid-19. À l’agence, nous avons dû nous adapter et déployer très rapidement de nouveaux modes de fonctionnement pour le bien-être de l’équipe, mais aussi la pérennité de nos projets. Quatre semaines (et quelques crash tests) plus tard, il est temps de vous livrer nos apprentissages.
1 – Aménager son quotidien en télétravail
… et son lieu de télétravail ! Avoir un vrai espace de travail est essentiel pour délimiter à la maison une zone pro et conserver à portée de main tout le matériel nécessaire pour poursuivre son activité dans les meilleures conditions (ordinateur, double écrans, documents…).
Gardons aussi à l’esprit que le contexte du télétravail demande de la souplesse. Plus que “faire ses heures”, on veille à atteindre des objectifs journaliers réalisables. Les horaires “normaux” peuvent évoluer selon les obligations de chacun (coucou les parents), à condition d’en informer l’équipe.
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Nous indiquons dans notre statut Slack chaque matin nos temps de disponibilité dans la journée et ajustons les plannings selon les besoins, au cas par cas. On pense “agilité” et “autonomie” !
2 – Faciliter la gestion de projets
En tant qu’agence digitale, nous utilisons depuis toujours différents outils collaboratifs pour suivre l’évolution des chantiers en cours. On peut le dire : c’est une sorte de second cerveau sur lequel nous nous appuyons au quotidien, d’autant plus lorsque nous sommes en télétravail.
En tête de ces solutions, Toggl Plan est bien pratique pour conserver une vision globale des missions à venir grâce à sa vision planning. Nous apprécions aussi beaucoup Teamwork et ses “checklists” qui permettent un suivi des temps passés sur chaque projet, tout en favorisant la cohésion (envoi de documents, commentaires, tableaux de pilotage…).
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Le vendredi a remplacé le lundi. On y définit par visio l’emploi du temps des jours à venir pour démarrer la semaine sur de bonnes bases. Chaque journée commence ensuite avec un “Daily Standup Meeting” où chacun annonce, à tour de rôle, ses objectifs du jour.
3 – Conserver sa productivité
Nous aimons le contact humain. Ce n’est pas un hasard si notre approche du digital se veut centrée sur les utilisateurs. Malgré le confinement, pas question d’abandonner nos bonnes pratiques UX : nous avons fait preuve d’agilité pour décliner en remote nos tests utilisateurs et ateliers avec l’aide d’outils de co-création.
Selon votre domaine d’activité, il est tout à fait possible de dénicher des solutions adaptées pour conserver la qualité de vos prestations, même à distance. Un soupçon de créativité aide aussi un peu, on ne va pas se mentir.
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Nous utilisons Blackboard Collaborate pour organiser des visioconférences haute qualité. Miro est aussi très efficace quand il est question de piloter des réunions où chacun peut s’exprimer sur un tableau blanc digital. Côté développement technique, Bitbucket est notre allié pour travailler à plusieurs en nous appuyant sur des commentaires et de la documentation. Enfin, on ne vous présente plus Figma et sa création de design d’interface à plusieurs, en même temps.
4 – Garder le contact avec ses collègues
Ce n’est pas parce qu’on travaille depuis chez soi qu’on doit se transformer en vieil ours aigri ! Le matin, on prend le temps de dire “bonjour” à ses super collègues et on leur souhaite une “bonne soirée” en fin de journée. Ça prend 2 minutes et ça change tout. Conserver un semblant de lien social en période de confinement, c’est aussi simple que ça.
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Nous avons instauré les visio-apéros chaque semaine (et on a doublement le droit de trinquer lorsqu’a lieu un anniversaire). Une façon sympa de garder le contact et de prendre des nouvelles de tout le monde !
5 – Rester en veille sur son domaine
Pour finir, n’hésitez pas à intégrer à votre emploi du temps journalier quelques minutes de veille pour continuer à suivre de près les dernières tendances, événements et nouveautés en lien avec votre métier ou secteur d’activité. Un temps précieux qu’il n’est pas toujours facile d’intégrer à sa routine au bureau, en raison des sollicitations constantes (téléphone qui sonne, mails qui s’accumulent, rdv à assurer…). C’est le moment d’y remédier !
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Nous partageons chaque jour entre nous de nombreuses sources d’information #DiffusionDuSavoir. Bien sûr, nous avons nos chouchous quand il est question de s’inspirer. Voici quelques pépites incontournables pour une veille orientée digitale ?
Retrouvez ci-dessous notre infographie « télétravail et confinement » dans son intégralité :
